W którymś momencie odkryłam systemy robienia list zadań do zrobienia (ang. to do) i zaczęłam czytać, co tylko się dało na ten temat. Poznałam system GTD (Get Things Done), próbowałam nawet kilkukrotnie wprowadzić go w życie. Potem zainteresowałam się pięknym programem Things na Maka i iPoda Touch, którego wówczas posiadałam. Przez jakiś czas używałam go z sukcesem nawet, ale straciłam konsekwencję i niestety system się rozmył. Myślę, że nie byłam wtedy gotowa do używania czegoś takiego, a może założenia programu nie były do końca dla mnie.
W ramach moich poszukiwań i czytania o upraszczaniu i organizowaniu sobie życia tak, żeby było wypełnione sensem i treścią (moje ukochane angielskie określenie meaningful life pięknie to oddaje) trafiłam na Leo Babautę, człowieka, który od lat zajmuje się właśnie tymi tematami. Uwielbiam czytać jego bloga Zen Habits oraz drugi the mnmlist. Oba niezwykle inspirujące. Można czytać całymi godzinami. Ciekawostka: Leo udostępnił całą treść bloga Zen Habits do „kradnięcia”, kopiowania, edytowania itd. bez jego zgody, nazywając to „open source blogging”.
Swoją drogą, jako miłośnik pięknej i prostej typografii, nie mogę nie napomknąć, że niezwykle podobają mi się jego strony internetowe, uproszczone do granic możliwości, bardzo czytelne.
Lista zadań
Wracając do Leo: stworzył on na bazie GTD swój własny, uproszczony system zarządzania zadaniami i czasem, który nazwał Zen To Done, w skrócie ZTD.I ja ten system zaczęłam wprowadzać na początku maja. Pomaga mi w tym program nozbe, który służy do zarządzania zadaniami. Można im przypisywać konteksty, projekty, tagi, terminy ukończenia i oznaczać jako te do ukończenia dzisiaj, czyli pojawiające się na liście najbliższych zadań. Dopiero naniesienie do tego systemu wszystkich moich bieżących spraw, uporządkowanie ich i regularne korzystanie z tego programu wg wytycznych ZTD pomogło mi dostrzec i docenić, iloma tak naprawdę sprawami się zajmuję i że jest ok, jeśli nie nadążam z ich terminowym kończeniem, bo jest ich na ten moment po prostu tak dużo, że nikt by tego nie ogarnął. Skumulowały się sprawy z długiego okresu. Więc tak, jak pisałam ostatnio, krok po kroku sprzątam stare sprawy, równocześnie na bieżąco załatwiając wszystko nowe.
Kalendarz
Jedną z wielkich rewolucji dla mnie było przeniesienie kalendarza z formy papierowej do Google Calendar. Zarzekałam się całe lata, że tego nie zrobię. Ale zrobiłam. I... chyba nie ma odwrotu. Jest to po prostu niesamowicie wygodne, nie waży tyle co mała cegła, mogę dzielić wydarzenia na kategorie i dzielić się kalendarzami ze współpracującymi znajomymi. Mogę subskrybować urodziny i wydarzenia z Facebooka, w których uczestniczę lub rozważam uczestnictwo... I wiele innych zalet. nozbe integruje się z Google Calendar, więc zadania z datą końcową wyświetlają się w jednym z kalendarzy.Notatki
nozbe integruje się również z Evernote, kolejnym programem, bez którego już trudno mi sobie wyobrazić moje wirtualne porządki. Służy on, krótko mówiąc, do zbierania notatek (mogą zawierać załączniki, obrazki, filmy, pdfy, pliki audio itp.). Jak dotąd używam go głównie do zapamiętywania ciekawych artykułów z Internetu, np. jeśli chcę je poczytać później. Ale też powoli przenoszę do Evernote moje różne dokumenty z dysku, np. przepisy albo pdfy z ebookami. Evernote jest dostępny na każdym smartphonie, więc będąc w drodze zawsze będę miała wtedy do nich dostęp. Przyszłościowo zamierzam znacznie intensywniej korzystać z tego programu, jednak proces wirtualnego sprzątania przebiega dość wolno, acz systematycznie. :-)Pliki
W ramach sprzątania usuwam również ogromne ilości zwykłych plików na dysku. Nie potrzebuję starych pism do poprzednich wynajmujących z wypowiedzeniem umowy czy listu do niemieckiej kasy chorych z prośbą o opłacenie jakiegoś tam szczepienia. To wszystko są już sprawy dawno zamknięte i zapomniane. Pliki można po prostu usunąć. Te, które muszą zostać, jednak na co dzień nie są mi potrzebne, powędrowały do wysprzątanego katalogu pt. „Archiwum”. Bieżące projekty mam na pulpicie, żeby móc szybko do nich sięgać i żeby były łatwo dostępne, gdy chcę przenieść coś do nich metodą drag&drop (z czego często korzystam). Miałam i mam jeszcze całą masę pdfów na różne tematy, wielu z nich nigdy nie przeczytam, więc też są to idealni kandydaci do śmietnika.Jednak najważniejsze w tym wszystkim jest jedno: nawyki. Najlepszy system czy program nie pomoże, jeśli nie będzie się z niego korzystać, będzie się robić to nieregularnie, odpuszczać sobie itd. Wtedy zadania, terminy, notatki, pliki – wszystko nieuporządkowane – będą kumulować się, powodując u nas tylko rosnącą gorycz i zniechęcenie. Złota zasada ZTD to określenie sobie około trzech najważniejszych zadań (MIT – Most Important Things) na każdy dzień. I uwierzcie mi, że to naprawdę jest rozsądna liczba.
Pamiętajcie, żeby doceniać się za bycie konsekwentnym, każde zamknięte zadanie, każdy kolejny usunięty plik. Jeśli, tak jak ja, macie również w wirtualnym świecie niezły bałagan, będziecie cieszyć się odkrywając, jak głęboko można odetchnąć, gdy ten kociokwik informacyjny maleje :-)
Czego Wam i sobie życzę :)
Asia